اسناد و مستندات

وظایف کلیدی این بخش عبارت است از:

1. جمع‌آوری، تدوین و نگهداری مستندات:

• • جمع‌آوری و تدوین تمام مستندات مرتبط با فرآیندهای تولید، کنترل کیفیت، آزمایش‌ها، و نتایج تحقیقات.
  • حفظ و نگهداری این مستندات به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی برای دسترسی سریع و آسان در مواقع ضروری.

  2. مدیریت چرخه عمر مستندات:

  • مدیریت چرخه عمر مستندات شامل ایجاد، بازبینی، به‌روزرسانی، و انقضاء مستندات.
  • اطمینان از اینکه تمامی مستندات مرتبط با فرآیندهای تولید و کیفیت به‌موقع و به‌طور منظم به‌روزرسانی می‌شوند.

  3. کنترل دسترسی به مستندات:

  • تنظیم و مدیریت دسترسی کارکنان به مستندات بر اساس سطوح مجاز و نیازمندی‌های شغلی.
  • تضمین امنیت و محرمانگی اطلاعات حساس و مستندات کلیدی.

  4. هماهنگی با واحدهای مختلف:

  • همکاری نزدیک با سایر واحدها، از جمله تولید، کنترل کیفیت، تحقیق و توسعه، و بخش‌های قانونی، برای جمع‌آوری اطلاعات و تدوین مستندات مرتبط.
  • تسهیل فرآیندهای ارتباطی و اطلاعاتی بین واحدهای مختلف از طریق ارائه مستندات دقیق و به‌روز.

  5. پیگیری انطباق با استانداردها و مقررات:

  • اطمینان از اینکه تمامی مستندات مطابق با استانداردهای ملی و بین‌المللی و مقررات قانونی مرتبط هستند.
  • پیگیری تغییرات در مقررات و استانداردها و به‌روزرسانی مستندات برای انطباق با آن‌ها.

  6. آموزش و پشتیبانی کارکنان:

  • آموزش کارکنان در زمینه مدیریت و استفاده صحیح از مستندات و سیستم‌های مدیریت اطلاعات.
  • ارائه راهنمایی‌ها و پشتیبانی فنی برای کارکنان در استفاده از سیستم‌های دیجیتال مدیریت مستندات.

  7. بررسی و بازبینی دوره‌ای مستندات:

  • انجام بازبینی‌های دوره‌ای مستندات برای اطمینان از صحت، دقت و کامل بودن اطلاعات.
  • پیشنهاد تغییرات و به‌روزرسانی‌های لازم برای بهبود فرآیندهای مستندسازی.

  8. تهیه گزارشات و ارائه به مدیریت:

  • تهیه گزارشات دوره‌ای و ویژه از وضعیت مستندات و فرآیندهای مرتبط برای ارائه به مدیریت ارشد.
  • ارائه تحلیل‌ها و پیشنهادات برای بهبود مستمر در مدیریت و نگهداری مستندات.

  9. پشتیبانی از فرآیندهای ممیزی و بازرسی:

  • آماده‌سازی مستندات لازم برای ممیزی‌های داخلی و خارجی.
  • همکاری با ممیزان و بازرسان برای ارائه اطلاعات و مستندات مورد نیاز و پیگیری اقدامات اصلاحی پس از ممیزی‌ها.